東京部長倶楽部の山木のぼるです。
新しい基幹システムを導入したのに、担当者はデータをExcelへ書き出し、並べ替え、別の帳票へ転記している。その人が休むと、報告が作れない。このような状況は珍しくありません。
Excelは原因ではなく、分断の症状
Excelは柔軟で優れた道具です。現場が急な依頼へ対応し、試しに分析するには便利です。問題は、本来つながるべき情報の流れが、書き出したところで切れ、加工方法と判断根拠が個人の中に残ることです。
「Excelを使うな」と命じても、必要な仕事がシステムで完結しなければ、現場は別の手段を探します。見えないファイルが増えるだけかもしれません。
始点から終点まで追う
部長が聞くべきは、Excelを使っているかどうかだけではありません。どのシステムから何を取り出し、誰がどのように加工し、何の判断に使い、次の誰へ渡すのかを追います。
そこには、同じ数字の二重入力、名称の変換、確認待ち、手作業の照合、担当者しか知らない数式が見つかります。作業を一つずつ責めるのではなく、なぜ必要になったかを確かめます。現場の工夫には、既存システムが満たしていない要求が表れています。
廃止、統合、標準化、自動化の順で考える
見つけた手作業をすぐ自動化してはいけません。不要な帳票を自動で作っても、無駄が速くなるだけです。まず、その報告は誰の何の判断に必要かを確認します。不要なら廃止し、重複していれば統合します。必要な作業は、入力項目、計算、確認方法を標準化します。その後に、システム連携や自動処理を検討します。
担当者の知恵を組織の仕組みに変える
属人化した作業を知っている人は、問題の原因ではなく、現場を支えてきた人です。その人の手順と判断を一緒に言葉にし、例外を確認し、他の人でも再現できるようにします。
同時に、データの責任者、正式な保存場所、更新頻度、数字の定義を決めます。ツールを替えるだけでなく、役割と運用を変えなければ、属人化は別の場所へ移ります。
まず一つの定例報告を選び、データの取得から最終判断までを一本の線で書いてください。手作業で線が切れる場所が、改善の入口です。Excelをなくすことではなく、個人の頑張りでつないでいた仕事を、組織の仕組みに戻すことが目的です。
参考：日経 xTECH Active「実はデメリットだらけ!? データ分析業務が“脱・Excel”すべき理由」。本記事は同記事の問題提起を参考に独自に再構成しています。
