東京部長倶楽部の山木のぼるです。
【システムは入ったのに、仕事が二つになった】
営業支援システム（SFA）を導入した後も、担当者がデータをExcelへ書き出し、並べ替え、別の一覧へ転記している。さらに、上司へ報告するため同じ内容を別様式へ入力する。システム導入前より作業が増え、「現場が使ってくれない」と嘆く会社は少なくありません。
【結論――Excelは原因ではなく、仕事の分断を示す症状】
Excelは柔軟で優れた道具です。問題は、本来つながるべき情報が途中で切れ、人が手作業で変換し、個人のファイルに判断根拠が残ることです。部長は「Excelを使うな」と命じる前に、なぜ現場がその作業を必要としているかを追います。
情報の始点から判断までを見る
どのシステムから、何を取り出し、誰がどんな加工をし、何の判断に使い、次の誰へ渡しているかを確認します。一つの帳票だけを見るのではなく、入力から判断、次工程までを一本の流れとして見ます。そこで初めて、二重入力、確認待ち、手作業の変換、属人化が見えます。
「現行帳票と同じ」を疑う
新システムへ「これまでと同じ帳票を出してほしい」と要求すると、古い仕事を新しい道具の上に再現します。その帳票は、誰が何を決めるために必要なのか。同じ目的を、画面上の情報や別の指標で直接達成できないかを考えます。形ではなく目的へ戻ります。
廃止、統合、標準化、自動化の順で考える
見つけた手作業をすぐ自動化してはいけません。不要な報告なら廃止し、似た帳票は統合し、残す手順を標準化します。その後で、データ連携や自動処理を検討します。無駄な作業を自動化すると、無駄が速く続くだけです。
現場を責めず、理由を聞く
現場は、顧客対応や上司の要求を満たすためにExcelを使っている場合があります。使うなと言えば、必要な判断材料がなくなるか、見えない場所で作業が続きます。「この列は誰が何に使うのか」「入力がないと何が困るのか」を聞き、業務要件として扱います。
責任者と正本を一つにする
どのデータを正本とし、誰が品質を守り、変更を承認するかを決めます。SFAとExcelの両方が正しい状態では、数字が違った時に結論が出ません。例外的にExcelを使う場合も、期限とシステムへ戻す方法を明確にします。
導入後の活用を管理する
システムの稼働はゴールではありません。入力時間、二重管理の件数、データの利用率、意思決定までの時間を確認し、現場と改善を続けます。導入プロジェクトが解散した後こそ、部長が活用を仕組みにする必要があります。
DXは新しい道具を入れることではなく、目的に合わせて仕事、情報、役割、判断をつなぎ直すことです。Excelを敵にせず、そこに残った工夫と不満を読み解く。それが、システムを本当に活かす出発点になります。
出典：日経クロステック Active「SFA活用のよくあるトラブル Excelとの二重管理に悩む3つの実例」（2021年6月22日参照）。本稿は同記事の問題提起を参考に独自に再構成しました。
